El control interno en el marco de la empresa (página 2)

Partes: 1, 2

valuaciones modificatorias de dichos
intercambios.

Intercambios: Son las transacciones
realizadas con el exterior de la
organización estas pueden ser: adquisición o
venta de servicios,
devoluciones por compra o venta; inversiones;
cobros; pagos; etc.

Sistema de control interno y
los intercambios

Para producir estados contables correctos,
el proceso
contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su
respectiva información; el control
interno debe asegurarse de que tal registración
ocurra.

Control interno
en el riesgo de auditoria

El propósito de la auditoria es
brindar seguridad
razonable de la información en los estados contables y
estén libres estos de errores sustánciales y
aseveraciones erróneas.

Al expresar una opinión el auditor
puede tener los siguientes riesgos:

Que exista error sustancia y en el
proceso de preparación de los EECC.
Que los controles internos fallen y no
se detecte error.
Que el proceso de auditoria falle y no
se detecte error.

Tareas del
auditor interno

La auditoria interna debe efectuar el
relevamiento y evaluación del sistema de control
interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en
distintos ámbitos.
El auditor interno debe enfatizarse en
el examen de los siguientes aspectos :

a) Confiabilidad integridad y
oportunidad de la información.
b) Cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes.
c) Protección de activos,
revisando los mecanismos de control.
d) Uso eficiente y
económico de los recursos.
e) Logro de objetos y metas
operacionales.

Clasificación de los controles
internos

Controles Generales: No tienen un
impacto sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan
con la info. Contable.

Controles Específicos: Se
relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo
de controles están desde el origen de la
información hasta los saldos finales.

Tipos de
controles generales

La gerencia es
responsable del establecimiento de una conciencia
favorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia
no viole los controles establecidos porque el sistema es
ineficaz.

La Gerencia se podría motivar a
violarlos por las siguientes causas:

Cuando el ente esta experimentando
numerosos fracasos.
Cuando le falte capacidad de capital de
trabajo o crédito.
Cuando la remuneración de los
Adm. este ligada al resultado.
Cuando se obtienen beneficios en
exponer resultados mas bajos.

El auditor externo y el control
circundante

El auditor externo deberá relevar y
evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o
no en los controles de los flujos de información que
genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no
la naturaleza,
alcance y oportunidad de su procedimiento.

Dentro de este relevamiento y evaluación
se encuentra el control circundante. Si alguno de los factores
adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que
no se podrá confiar en los controles internos para
modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditoria.

Los ciclos de
información contable

Un ciclo de información contable
esta constituido por el flujo de información que va desde
la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del
intercambio hasta los soportes documentales que contienen los
datos
inherentes a dicho intercambio.

Las cuentas del mayor
general son solo objeto de validación mediante
procedimiento sustantivo.

Para generar los datos contenidos en el
mayor, el proceso contable debe capturar los datos de cantidad,
precio,
descripción, al intercambio para luego
tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos
tratamientos, dichos datos generen los saldos del
mayor.

Tal tratamiento consiste en llevar los
datos del estado a que
estén documentados o también en un medio
magnético hasta llegar a generar los saldos del
mayor.

Ejemplo: Los datos del nombre del cliente, dirección, artículo y cantidad se
encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la
lista de precio del computador.
Aprobado el pedido.. se corre el programa de
facturación y recibimiento.

Cuando el cliente. Recibe la
mercadería conforme y firma el recibimiento, se produce un
cambio en la
información ya que esta se encontrara en Ventas del
día

Lo que vemos es que en un sistema operativo
y en un contable, consiste en el tratamiento de datos en los
cuales se produce un cambio de estado en los mismos a
través de los distintos soportes documentales, de
aquí en adelante seguirán produciéndose
cambios hasta llegar a los saldos del mayor.

Categorías
de controles específicos

Población y exactitud: Son
los que previenen o detectan, en la captura y proceso de
información los errores de población y exactitud.

Controles de captura y de
procesamiento: La información se de los intercambios
del ente con el exterior, se vuelcan en medios
magnéticos o documentales y constituyen los datos
inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el
sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se
transforman en saldos contables. Entonces Tal control asegura que
no se produzcan errores de población o exactitud en cada
una de las etapas.

Controles de custodia: Tienen que
ver con el mantenimiento
de la custodia de los bienes
recibidos como consecuencia de los intercambios o con los
fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero,
valores.

Controles preventivos: Son referidos
a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el
control.

La estructura del
control interno Consta de los siguientes
elementos:

Ambiente de control.
Sistema Contable.
Procedimientos de Control.

Objetivo de un sistema de control
interno

Tiene varios objetivos
como:

Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el
desperdicio.
Salvaguarda contra la
insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de
operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y
veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la
empresa.
Promover la eficiencia en
operación y fortalecer la adherencia a las normas
fijadas por la administración.

El Control Interno en la Auditoria de
los Estados Financieros

La comisión de Procedimientos de
Auditoria del IMCP, al estudiar las normas de
auditoria concluye que el Contador Público debe efectuar
un estudio y evaluación adecuados del control interno
existente en la empresa que
examina, con el fin básico de determinar la confianza que
puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar
la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de
auditoria.El estudio de la evaluación del control interno,
tienen como objeto primario la formulación de un programa
de auditoria, que al ejecutarse permite al Contador
Público emitir un dictamen sobre los estados
financieros.El fin de la revisión de los
procedimientos de contabilidad y
de control interno, es averiguar cuales son los procedimientos
empleados y la eficiencia del
sistema de control interno existente, como base para determinar
el alcance del examen.La revisión no termina con las
investigaciones realizadas al principio de la
auditoria sino que continúan en el transcurso de ella.Otro
objetivo es el
de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda
recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema
existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de
memorándums de sugerencias, conteniendo las deficiencias
localizadas en la organización del negocio.

Formas de hacer el estudio y
evaluación del control interno

Métodos:a) Método
Descriptivo.b) Método Gráfico.c) Método de
Cuestionario.

Método
Descriptivo:

Consiste en la descripción de las
actividades y procedimientos utilizados por el personal en las
diversas unidades administrativas que conforman la entidad,
haciendo referencia a los sistemas o
registros
contables relacionados con esas actividades y
procedimientos.

La descripción debe hacerse de
manera tal que siga el curso de las operaciones en
todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se
practicará en forma aislada o con subjetividad.Detallar
ampliamente por escrito los métodos
contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y
formas contables utilizadas por la empresa, los
empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian
bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

La información se obtiene y se
prepara según lo juzgue conveniente el Contador
Público, por funciones, por
departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las
circunstancias.

Método
Gráfico.

Señala por medio de cuadros y
gráficas el flujo de las operaciones a
través de los puestos o lugares donde se encuentran
establecidas las medidas de control para el ejercicio de las
operaciones.Este método permite detectar con mayor
facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades
de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere
de mayor inversión de tiempo por
parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y
habilidad para hacerlos.Se recomienda el uso de la carta o
gráfica de organización que según el autor
George R. Terry, dichas cartas son
cuadros sintéticos que indican los aspectos más
importantes de una estructura de organización, incluyendo
las principales funciones y sus relaciones, los canales de
supervisión y la autoridad
relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva.

Método de
Cuestionarios.

Consiste en el empleo de
cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales
incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el
manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las
funciones.

Los cuestionarios son formulados de tal
manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de
una adecuada medida de control, mientras que las respuestas
negativas señalan una falla o debilidad en el sistema
establecido.El auditor mediante el uso de sencillos
cuestionarios, detectará funciones incompatibles del
personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la
entidad sujeta a auditoría.Se presenta como una hoja de
cuestionario, que en la parte superior derecha, se menciona la
función clave y ahí mismo se anotan los nombres de
los ejecutantes, a continuación, sobre el lado izquierdo
de la hoja, están consignadas otras funciones donde se
anotarán los nombres de los ejecutantes, si el nombre de
la persona que
realiza la función clave se repite en las otras funciones,
se constituye así una función incompatible que
será anotada a continuación en la columna de
observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en
el control interno.

Las pruebas de
cumplimiento

Una prueba de cumplimiento es una prueba
que reúne evidencia de auditoria para indicar si un
control funciona efectivamente y logra sus objetivos.

El auditor entonces solo debe aplicar
pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales
depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance
y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales
siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la
información.

Tipos de prueba de
cumplimiento

Detalles: las cuales entendemos que
se refieren a la verificación de constancia de un control
realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como
fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento
o soporte magnético.

Mediante:

Comparación de igual tributos
entre distintos documentos
Comparación entre los
números de los comprobantes
Verificaciones
matemáticas
Cumplimiento con autorización
general o particular

Observación:

El tipo de prueba que se selecciona depende
del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo
Control de integridad de población en la captura de
información, tienen como objetivo asegurarse que los datos
que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de
procesamiento. Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de
esos intercambios, no sean registrados.

Por lo tanto tomar una muestra para
detectar que se registraron los atributos, no descubrirá
las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de
indagación y observación.

Desviaciones de cumplimiento

Las desviaciones nos permiten soportarnos
para determinar si se deposita confianza en los controles
internos.

Antes de comenzar a probar los controles en
los cuales se depositará confianza, debemos definir
aquello que se constituirá una desviación de
cumplimiento.

Se entiende por desviación de
cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas
establecidas debe efectuarse y no se efectúa.

Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha
realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho, el
cual el mismo debería estar bajo a supervisión del
encargado del departamento contable.

La determinación del desvío
nada tiene que ver con el valor
monetario dado que el propósito de la prueba de
cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un
control y no sobre el intercambio en particular.

Diseño de un sistema de control
interno

El armado del sistema de control debe
contener: